Der Umstieg von SchILD 2 auf SchILD 3

Die folgende Tabelle konzentriert sich auf Änderungen, die die Arbeit im Sekretariat direkt beeinflussen. Grundlage sind das offizielle NRW-Wiki und die Fachberatungsseite. [2] [3]

3.1 Schüler schnell finden und Daten ansehen

1. Reiter Schüler öffnen. Die Schülerliste (Schülercontainer) zeigt die aktuelle Auswahl.
2. Suchen öffnen. Zum Beispiel Name, Vorname, Geburtsdatum oder Straße eingeben.
3. Richtigen Datensatz auswählen. Aus dem Suchfenster kann der Datensatz per Doppelklick geöffnet bzw. angesprungen werden.
4. Passenden Unterreiter öffnen. Zum Beispiel Individualdaten I/II, Erziehungsberechtigte, Schulbesuch oder aktueller Abschnitt.
5. Nach der Bearbeitung prüfen, ob die Änderung übernommen wurde und der Datensatz weiterhin korrekt zugeordnet ist.

Die Schülersuche erlaubt außerdem eine Suche über Namen von Erziehungsberechtigten. [4]

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3.2 Einen neuen Schüler aufnehmen oder Stammdaten ändern

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1. Im Reiter Schüler die Funktion Einfügen für einen neuen Datensatz bzw. Bearbeiten für einen vorhandenen Datensatz verwenden.
2. Angaben sorgfältig erfassen: Name, Geburtsdatum, Anschrift, Erziehungsberechtigte, Aufnahmestatus und vorgesehene Klasse.
3. Schuljahr und Halbjahr der Aufnahme prüfen: Für einen neu aufgenommenen Schüler wird ein zugehöriger Lernabschnitt angelegt.
4. Änderungen mit Übernehmen bestätigen; danach in der Schüleransicht kontrollieren.

3.3 Nur die richtige Schülergruppe auswählen

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3.4 Eine Änderung für mehrere Schüler ausführen

1. Vorher über Status, Klasse und/oder Jahrgang die Zielgruppe bestimmen.
2. Anzahl der gefundenen Schüler bewusst kontrollieren.
3. Im Bereich Gruppenprozesse genau die gewünschte Funktion auswählen (z. B. Individualdaten ändern, Wiedervorlage).
4. Vorgang mit möglichst wenigen Testdatensätzen durchspielen; erst dann eine größere Gruppe bearbeiten.
5. Ergebnis an Stichproben prüfen und Fehler vor einer weiteren Massenbearbeitung melden.

4.1 Vermerke befinden sich an neuer Stelle

Vermerke besitzen einen eigenen Reiter. Vorhandene Bemerkungen aus alten Individualdaten sowie frühere Sportbefreiungen können bei der Migration als Vermerke übernommen worden sein. Vermerke enthalten eine Art, ein Datum und ggf. einen ergänzenden Text. Durch Vergrößern der Zeilenhöhe lassen sich längere Texte besser lesen. [2] [6]

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4.2 Wiedervorlagen für Aufgaben und Rückfragen

Für einzelne Schüler ist eine Wiedervorlage über das Weckersymbol bei den Individualdaten I dokumentiert. Für mehrere Schüler gibt es den Gruppenprozess Eintrag in Wiedervorlage machen. Es lassen sich Termin und Hinweis eintragen sowie die Sichtbarkeit für das Sekretariat festlegen. [7]

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1. Schüler auswählen und die Wiedervorlagenfunktion öffnen.
2. Ein aussagekräftiges, datensparsames Stichwort und ein Datum eintragen.
3. Bei Bedarf die Option zur Sichtbarkeit für das Sekretariat aktivieren.
4. Wiedervorlage später über Schüler → Wiedervorlage ansehen kontrollieren.

Eine der wichtigsten strukturellen Änderungen: Klassen werden lernabschnittsbezogen verwaltet. Die Klassen- und Versetzungstabelle kann auch für den kommenden Lernabschnitt genutzt werden, um die weitere Klassenverteilung vorzubereiten. [2] [8]

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1. Zuerst Schuljahr UND Abschnitt in der Klassen- und Versetzungstabelle bewusst auswählen und prüfen, ob du den aktuellen oder den kommenden Lernabschnitt bearbeitest.
2. Bestehende Klassen für diesen Abschnitt prüfen.
3. Für die Vorausplanung Klassen des nächsten Abschnitts vorbereiten und Klassenleitungen zuweisen (entsprechend Berechtigung).
4. Geplante Zielklassen mit Schulleitung bzw. Jahrgangsleitung abstimmen.
5. Nach den endgültigen Beschlüssen die tatsächliche Zuordnung und Versetzungsdaten kontrollieren.

Anders als früher gibt es nicht nur getrennte Felder für Klassenleitung und Stellvertretung: Eine Klassenleitung kann aus einer Liste mehrerer Lehrkräfte bestehen. [2]

6.1 Standard-Schulbescheinigung und Standard-Stammblatt

Die neuen, freigegebenen Standardformulare sind nach der Umstellung in der Reportverwaltung zuzuweisen und anschließend im Sekretariat zu prüfen. [9]

1. In der Reportverwaltung die freigegebene Schulbescheinigung suchen.
2. Mit der rechten Maustaste auf die Vorlage klicken und „Standard-Bescheinigung“ auswählen.
3. Das freigegebene Stammblatt mit Rechtsklick → „Standard-Stammblatt“ festlegen.
4. Beide Standardfunktionen mit einem geeigneten Testdatensatz aufrufen und auf Inhalt, Format und Druckausgabe prüfen.

Die Zuordnung wird durch eine entsprechend berechtigte Person vorgenommen. Dem Sekretariat obliegt insbesondere die fachliche Kontrolle der anschließend verwendeten Formulare.

6.2 Welche Report- und Zeugnisvorlagen sollen verwendet werden?

6.3 Vom alten Ordner „SchILD 2 Sekretariat“ zum neuen Ordner „Sekretariat“

Der alte Reportbestand wird nicht als Ganzes migriert. Die Administration sichert und bereinigt den bisherigen Ordner. Im neuen produktiven Ordner Sekretariat werden nur die fachlich geprüften neuen Formulare bereitgestellt. Nicht mehr benötigte Altdateien und doppelte Reports gehören nicht in den neuen Ordner.

1. Bedarf festhalten (Sekretariat): Welche Bescheinigungen, Listen, Briefe und Zeugnisformulare werden tatsächlich benötigt?
2. Neue Vorlagen bereitstellen (Administration): Aktuelle vorgegebene Reports auswählen, bei Bedarf in den neuen Ordner Sekretariat kopieren; alten Ordner vorher separat sichern. Keine eigenen Dateien in die automatisch aktualisierten Basisreport-Ordner legen.
3. Fachlich testen (Sekretariat): Jedes benötigte neue Formular auf Datenübernahme, Vollständigkeit, Layout, Seitenumbrüche und Ausdruck prüfen.
4. Fehlende Funktionen melden (Sekretariat): Benötigte Anpassungen konkret beschreiben. Ausnahmen nur, wenn die neue Vorlage den fachlichen Bedarf nicht erfüllen kann und eine Freigabe erfolgt.
5. Produktivbestand abschließen (Administration): Nur die freigegebenen Reports in Sekretariat belassen; die alten SchILD-2-Reports nicht ungeprüft übernehmen. Den bereinigten Ordner mit dem Sekretariat abstimmen.
6. Standardfunktionen und Schnellzugriffe prüfen (Sekretariat): Sicherstellen, dass die vorgesehenen neuen Vorlagen aufgerufen werden und nicht mehr auf Altdateien verwiesen wird.

6.4 Persönliche Report-Schnellzugriffe verwenden

Bis zu zehn Reports lassen sich je Benutzer zuordnen, benennen und speichern. Hierzu sollen ausschließlich geprüfte, freigegebene neue Vorlagen ausgewählt werden. Die Funktion muss zuvor zentral freigeschaltet und die Vorlagen müssen bereitgestellt sein; dies organisiert die Administration. [11]

1. Mit dem eigenen Sekretariatskonto anmelden.
2. Unter Einstellungen → Individuelle Einstellungen → Report-Schnellzugriff die freigegebenen Reports auswählen.
3. Die Schalter beschriften, Einstellungen speichern und die Ausgabe prüfen (gegebenenfalls nach einem Neustart).
4. Fehlt der Menüpunkt oder ist er nicht nutzbar, den Sachverhalt an die Administration melden. Die Reportbelegung ist benutzerbezogen und wird nicht automatisch vom Administratorkonto übernommen.

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6.5 Dokumente im Arbeitsalltag öffnen

Sofern die Dokumentenverwaltung für das Sekretariat bereitgestellt ist, können vorhandene Schülerdokumente im entsprechenden Schülerreiter eingesehen und geöffnet werden. Funktioniert das nicht, ist die Administration zu informieren. Einrichtung, Speicherpfad und technische Berechtigungen sind Aufgaben der Administration und nicht Teil dieser Sekretariatsanleitung. [12]

6.6 Serienbrief mit Microsoft Word

Der frühere direkte Serienbrief-Druckweg hat sich verändert. Die Word-Seriendruckfunktion wird über den Export aufgerufen. Wenn geeignete neue Basisreports für Elternbriefe vorhanden sind, sollen diese bevorzugt eingesetzt werden. [2]

Hier stehen nur Einstellungen und Kontrollen am eigenen Sekretariatsarbeitsplatz. Technische Freischaltungen und Speicherpfade richtet die Administration ein. [13]

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Hier stehen ausschließlich die fachlichen Prüf- und Arbeitsaufgaben des Sekretariats. Das Ändern von Dokumentenpfaden, technische Freischaltungen, das Sichern/Bereinigen von Reportordnern und andere Administrationsaufgaben gehören ausdrücklich nicht in diese Checkliste.

Du kannst die Punkte am Bildschirm abhaken und ausdrucken. Häkchen werden nur lokal in diesem Browser gespeichert; Schülerdaten werden dabei nicht gespeichert.

Vor dem ersten Arbeiten

Neue Reports und Zeugnisformulare

Organisation und Rückmeldung

Diese Checkliste ist eine redaktionelle Praxishilfe für das Sekretariat, keine amtliche Dienstanweisung.

Was eine gute Fehlermeldung enthält

Verwendete SchILD-3-Version und (falls bekannt) SVWS-Serverversion, Menüweg, genaue Fehlermeldung, Zeitpunkt, betroffener Schuljahresabschnitt, erwartetes Ergebnis und die Information, ob das Problem reproduzierbar ist. Personenbezogene Daten nur über freigegebene dienstliche Meldewege übertragen.

Die Anleitung stützt sich auf die offizielle NRW-Dokumentation und öffentlich zugängliche Informationen der Fachberatung. Bildschirmbezeichnungen und Funktionen können sich mit späteren Updates ändern.

• [1] Offizielles SchILD-NRW-3-Wiki (NRW)Einstieg, Karteireiter, Installation, SVWS-Server und weiterführende Bedienungsseiten.schulverwaltungsinfos.nrw.de – SchILD-NRW 3
• [2] Offizielles Wiki: Wesentliche Unterschiede zu SchILD-NRW 2Technik, Lernabschnitte, Filter, Erzieherfunktionen, Vermerke, Reports und Serienbriefe.Offizieller Änderungsüberblick
• [3] Fachberatung Münster: SchILD-3-NeuheitenZusammenfassung, Neuerungen, Entwicklungsstände und Aktualisierungshinweise.fachberatung-ms.de/schild3/
• [4] Offizielles Wiki: Schülersuche / SchülerfilterSuchkriterien, Wechsel zum Datensatz, neue Filtermechanik und weitere Klick-Operationen.Schülersuche · Schülerfilter
• [5] Offizielles Wiki: Schülercontainer / Individuelle EinstellungenSchnellfilter, Standard-Auswahl, Statuswechsel und Bearbeitungsoptionen.Schülercontainer
• [6] Offizielles Wiki: VermerkeVermerkarten, Bearbeiten, Zeilenhöhen und Datenschutz.Vermerke
• [7] Offizielles Wiki: WiedervorlageEinzelerfassung, Gruppenprozess, Termin und Sichtbarkeit für das Sekretariat.Eintrag in Wiedervorlage machen
• [8] Fachberatung Münster: Klassen- und VersetzungstabelleAbschnittsbezogene Klassen, Vorausplanung und Versetzung.Klassen- und Versetzungstabelle
• [9] Fachberatung Münster: Schulbescheinigung und StammblattErneute Zuweisung der Standardreports nach dem Umstieg.Schulbescheinigung / Stammblatt
• [10] Fachberatung Münster: BasisreportsReport-Sammlung, Parameter, Leistungsübersichten und Prüfhinweise.Basisreports
• [11] Offizielles Wiki: Report-SchnellzugriffZentrale Aktivierung, Bereitstellung im Schnellzugriffsordner und individuelle, benutzerbezogene Zuweisung.Reports über den Schnellzugriff
• [12] Offizielles Wiki: Dokumentenverwaltung und ZeugnisarchivierungOrdner, Dateimaske, Archivierung und Kontextmenü.Dokumentenverwaltung und Zeugnisarchivierung
• [13] Offizielles Wiki: Individuelle EinstellungenSchnellfilter, Sichtbarkeit der Spalten und Schutz vor ungewollten Änderungen.Individuelle Einstellungen
• [14] Offizielles Wiki: Datenbank sichernSicherungsfunktion, Restore-Risiken und Grenzen gegenüber einem echten Infrastruktur-Backup.Datenbank sichern

Bildnachweise: Die Abbildungen stammen aus den jeweils unter dem Screenshot verlinkten Artikeln des offiziellen SchILD-NRW-3-Wikis. Bei öffentlicher Veröffentlichung sind die Rechte- und Lizenzhinweise der Originaldateien zu beachten.