Digitale Zeugnisse

MSB arbeitet aktiv an unveränderlichen digitalen Zeugnissen

Das Ministerium für Schule und Bildung (MSB) NRW verfolgt das Ziel, Schülerzeugnisse als unveränderliche digitale Dokumente auszustellen. Das bedeutet: Zeugnisse sollen direkt und unbearbeitet aus dem Schulverwaltungssystem kommen – manuelle Nachbearbeitung in Word, PDF-Editoren oder ähnlichen Programmen soll künftig nicht mehr möglich oder zulässig sein.

Warum? Digitale Bildungsnachweise

Der Hintergrund ist die zunehmende Digitalisierung von Bildungsnachweisen. Für eine sichere digitale Weitergabe von Zeugnissen – z.B. bei Bewerbungen, Hochschulzulassungen oder grenzüberschreitenden Anerkennungsverfahren – müssen die Daten authentisch, vollständig und unverändert direkt aus dem Schulverwaltungssystem stammen.

Ein manuell nachbearbeitetes PDF-Zeugnis kann nicht zuverlässig auf Echtheit geprüft werden. Nur Daten, die direkt aus dem System kommen und digital signiert sind, bieten die notwendige Vertrauenswürdigkeit für digitale Bildungsnachweise.

Was bedeutet das konkret für Schulen?

Keine manuelle Nachbearbeitung mehr

Bislang war es in vielen Schulen üblich, Zeugnisse aus Schild als PDF zu exportieren und dann in einem PDF-Editor oder Word nachzubearbeiten – z.B. um Fehler zu korrigieren, fehlende Textbausteine einzufügen oder Layouts anzupassen. Dieses Vorgehen soll künftig nicht mehr möglich oder akzeptiert sein.

Vollständige und korrekte Erfassung in Schild 3

Wenn Zeugnisse direkt und unveränderlich aus dem System kommen sollen, müssen alle Daten vollständig und korrekt in Schild-NRW 3 erfasst sein, bevor das Zeugnis gedruckt wird:

• Noten, Fehlzeiten, Bemerkungen – alles muss im System stehen
• Schulbezogene Texte müssen in den Berichtsvorlagen korrekt hinterlegt sein
• Individuelle Ausnahmen oder Sonderfälle müssen systemseitig abgebildet werden (z.B. über Vermerke oder Textbausteine)

Qualität der Dateneingabe wird entscheidend

Mit der Abkehr von manueller Nachbearbeitung steigt die Bedeutung der Datenqualität in Schild-NRW 3 erheblich. Fehlerhafte Noten, fehlende Bemerkungen oder falsche Schülerdaten können nicht mehr einfach im Nachhinein im Ausdruck korrigiert werden.

Aktueller Stand (Mai 2026)

Zum aktuellen Zeitpunkt sind Zeugnisse in Schild-NRW 3 noch bearbeitbar – die vollständige Einschränkung ist noch nicht umgesetzt. Die klare Tendenz und das erklärte Ziel des MSB gehen jedoch in Richtung unveränderlicher digitaler Zeugnisse.

Schulen sollten diese Entwicklung ernst nehmen und jetzt beginnen, ihre internen Prozesse anzupassen.

Was sollten Schulen jetzt tun?

1. Datenpflege in Schild 3 verbessern: Stellen Sie sicher, dass alle zeugnisrelevanten Daten vollständig und korrekt in Schild-NRW 3 erfasst werden – nicht erst kurz vor dem Zeugnisdruck
2. Zeugnisse aus dem System heraus drucken: Üben Sie bereits jetzt, Zeugnisse direkt aus Schild 3 zu drucken, ohne anschließende manuelle Bearbeitung
3. Lücken identifizieren: Prüfen Sie, welche Informationen bislang manuell nachgetragen wurden, und klären Sie, wie diese künftig systemseitig erfasst werden können
4. Textbausteine und Basisreports konfigurieren: Nutzen Sie die Anpassungsmöglichkeiten der Basisreports (Parameter), um schulspezifische Texte und Ausgabeoptionen direkt im System zu hinterlegen
5. Team informieren: Sekretariat und Schulleitung sollten über diese Entwicklung informiert sein, um die nötigen Prozessanpassungen vorzubereiten

Digitale Weitergabe ist ein Zukunftsprojekt des MSB

Die vollständige Umsetzung digitaler, unveränderlicher Bildungsnachweise ist ein mittelfristiges Projekt des MSB NRW. Schulen, die jetzt beginnen ihre Datenpflege zu verbessern, werden den Übergang deutlich einfacher bewältigen. Verfolgen Sie die offiziellen MSB-Kommunikationen und das SVWS-Wiki für aktuelle Informationen zu diesem Thema.